Esto es lo que entendimos de su operación en la primera sesión con Carlos y Moisés: cómo vende Silvana hoy en SAP, dónde están los nudos reales y qué hay que dejar en orden antes de automatizar. El norte es uno solo —una promesa de entrega que no le mienta al cliente.
Eugenio imagina una venta omnicanal: el cliente pide por WhatsApp, correo u otro medio; la IA interpreta texto, imagen y audio; consulta SAP; levanta el pedido o explica qué no hay; valida crédito; y entrega una promesa de fecha por el mismo medio donde entró. Después, seguimiento de la entrega, KPIs y postventa.
De toda esa visión, Carlos puso el dedo en el punto que lo decide todo: la fecha de entrega que se le promete al cliente tiene que ser verdad. Una fecha equivocada no sólo descuadra la producción del cliente —rompe la confianza en la herramienta el primer día. Esa promesa es el entregable; todo lo de arriba existe para que sea cierta.
EN PALABRAS DE LA SESIÓN
"Si te dicen que lo tienes el jueves, lo esperas el jueves. Si llegó el miércoles, qué bien; si llegó el viernes, ya fue malo." Y del otro lado: automatizar un desorden es una bola de nieve. Primero ordenamos por dentro, luego automatizamos. Basura que entra, basura que sale.
El ciclo comercial vive en cuatro documentos de SAP B1 —oferta, pedido, entrega y factura— pero la operación real tiene más capas. Esto es lo que nos describieron, ordenado de la captura del pedido al cobro.
El vendedor en calle levanta el pedido con los productos en Handy. Hoy ese pedido se inserta en SAP por el Service Layer y aterriza como una oferta de venta, no como pedido.
Se arranca aquí a propósito. En SAP la oferta es sólo una cotización: no afecta el saldo del cliente, no compromete stock, no contabiliza. Así un vendedor en calle puede cotizar sin "chocar" con un cliente que tiene la cartera topada.
El seguidor de ventas copia la oferta a pedido. Al crear el pedido se dispara la autorización de crédito: el documento queda en borrador y no se crea hasta que alguien lo autorice o lo rechace (detalle en la sección 03).
Una vez autorizado, el seguidor de ventas resuelve la disponibilidad: si hay en la sucursal, si hay que pedir a otra sucursal, o si viene del centro de distribución. El material en tránsito se lleva hoy en Excel.
Con el material disponible se genera la entrega y se programa el envío al cliente. Aquí es donde la fecha prometida se cumple o se incumple.
Se genera la factura, se timbra (CFDI) y se cierra el ciclo con el cobro. El objetivo de Eugenio es no tocar este esquema de operación: que llegue hasta el timbrado sin romper lo que ya funciona.
El seguidor de ventas es la pieza clave. Es el puesto que persigue todo el proceso: copia la oferta a pedido, consigue el material si no hay, gestiona con otra sucursal y empuja hasta la entrega y la factura. Buena parte de lo que la IA tendría que orquestar es justo lo que hoy resuelve esta persona a mano.
El 80% de la venta de Silvana es a crédito, y de esa parte una porción importante es cartera con riesgo. Por eso Carlos fue claro: la validación de crédito no se puede dejar para una fase 2 —es parte del corazón del proceso desde el día uno.
Cuando el seguidor de ventas crea el pedido, SAP lee quién es el cliente, cuánto debe y cuál es su límite de crédito. Según cuánto se excede el pedido sobre ese límite, se dispara uno de tres modelos de aprobación —tomando como referencia el total del documento:
Mecánicamente: al crear el pedido SAP detecta la condición, deja el documento en borrador y avisa al autorizador, que recibe una nota dentro de SAP. El autorizador abre el pedido, revisa las condiciones —cuánto debe, si ya pagó, si hay un pago pendiente de aplicar— y autoriza o rechaza. Sólo entonces el documento avanza y el resto del flujo corre.
DOS COSAS QUE LA IA NO PUEDE IGNORAR
El factor humano de la negociación. Si un cliente debe 200 mil y propone "pago 80 y autorízame estos 100", cobranza fija un límite comprometido en SAP y autoriza. Ese juicio no se automatiza —la IA prepara y enruta, la persona decide.
La latencia de aplicación de pagos. Un cliente puede haber pagado, pero si el pago aún no se aplica en SAP, el crédito no se libera. La IA tiene que leer el estado real de SAP, no el que el cliente cree tener.
Esto es el oro de la sesión: las restricciones reales de la operación. No son obstáculos para el proyecto —son exactamente lo que tenemos que mapear y parametrizar para que la promesa al cliente sea verdad. Las listamos como las describieron.
~5,300 SKUs, muchos muy parecidos entre sí, con nombres de color creativos que no son estándar: no "café" sino cobalto, capuchino, Oso o Aqua. En e-commerce esto ya fue un problema serio de búsqueda.
Hay artículos que sólo se venden a ciertos clientes. La IA no puede ofrecer ni cotizar a un cliente un artículo que no le corresponde.
Más de 24,000 precios especiales para distintos socios de negocio —un cliente puede tener uno, otro puede tener 200. El reto es que SAP y la IA "hablen" para mandar la cotización correcta.
Responder la promesa de entrega exige saber dónde está el material: en la sucursal, en otra sucursal, en el centro de distribución o en tránsito. El tránsito se lleva hoy en Excel.
El método que acordamos en la sesión: seguir teniendo reuniones como esta, una por proceso, hasta dejar las reglas explícitas. Mapear, quitar restricciones, parametrizar. Que quede claro cómo funciona cada cosa para que al final no haya información falsa de cara al cliente.
Reuniones con las personas que dominan cada parte —cartera, precios, abasto— para sacar todas las reglas y restricciones a la mesa. Como dijo Carlos: confesarse y quedar ligeros.
Dejar explícita la lógica de SKUs, precios, artículos especiales, crédito y disponibilidad. Aquí la IA ayuda a definir buenas prácticas y a adecuar los esquemas de datos —ese es el trabajo embebido de HEYAY LABS.
Con la operación clara, definir conservadoramente hasta dónde llega el piloto y qué se mueve a una fase siguiente —sin sesgo, porque ya conocemos la operación día a día.
Presentarle a Eugenio un plan realista con fechas: qué se libera y cuándo, qué puede empezar a contar en la Expo y qué viene después. Adaptado, pero ahora con herramientas que aceleran el trabajo.
Para no asumir nada, dejamos por escrito lo que necesitamos confirmar con ustedes. Estos son los puntos abiertos que queremos cerrar el martes.
Martes, 11:00 a 12:00, por videollamada. Seguimos proceso por proceso, quitamos restricciones y de ahí preparamos el plan con fechas para presentárselo a Eugenio.
